Faktaborneo.com – SAMARINDA – Kepala Bidang Prestasi Olahraga Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur, Rasman Rading, menegaskan pentingnya pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan untuk meringankan beban administrasi. Ia menyebutkan bahwa penghapusan dokumen yang sudah tidak relevan sangat diperlukan agar arsip fisik yang tidak lagi berguna tidak menghambat efisiensi kerja dinas.
“Pemusnahan arsip diperlukan untuk menghindari penumpukan dokumen yang bisa menjadi beban administratif. Namun, proses ini harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku,” kata Rasman saat ditemui
Ia juga mengungkapkan bahwa di era digitalisasi, pengelolaan arsip dalam format digital sangat penting untuk melindungi data-data vital, terutama yang bisa digunakan dalam proses hukum atau administrasi.
“Digitalisasi arsip sangat penting, karena dokumen bisa sangat berharga ketika diperlukan, khususnya terkait dengan kasus hukum. Oleh karena itu, setiap pihak yang bekerja di pemerintahan harus menyimpan arsip secara digital,” jelasnya.
Namun, Rasman mengakui bahwa beberapa arsip Dispora dari tahun 2005 hingga 2011 masih dalam bentuk fisik dan belum terdigitalisasi.
Terkait pemusnahan arsip, Rasman menyebutkan bahwa penghancuran dilakukan dengan pertimbangan matang, hanya untuk dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi dalam administrasi atau keperluan hukum.
“Arsip yang tidak relevan dan tidak dibutuhkan lagi setelah minimal 10 tahun bisa dimusnahkan,” katanya.
Dengan proses digitalisasi yang terus berlangsung, Rasman yakin bahwa dokumen penting akan tetap terjaga melalui format digital, mempermudah akses dan mengurangi risiko kehilangan data di masa mendatang.
“Digitalisasi arsip memungkinkan akses yang lebih mudah dan aman terhadap dokumen penting,” pungkasnya.
Pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari upaya Dispora Kaltim untuk terus berbenah dan meningkatkan efisiensi kerja, seiring dengan kemajuan teknologi informasi di era digital.
