Faktaborneo.com – SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kalimantan Timur (Dispora Kaltim) melaksanakan pemusnahan arsip periode 2005 hingga 2011 sebagai bagian dari langkah penting dalam penataan dan pengelolaan dokumen. Proses ini dipimpin oleh Plh. Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, dengan melibatkan pejabat dan staf terkait, serta pengawasan dari Dinas Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.
Sri Wartini menjelaskan bahwa kegiatan ini bertujuan merapikan tata kelola arsip di lingkungan Dispora Kaltim. “Pemusnahan arsip harus diawali dengan penataan dokumen terlebih dahulu. Setelah melalui proses tersebut, kami akhirnya dapat melaksanakan pemusnahan tahun ini,” ujarnya pada acara yang digelar di Aula Kantor Lama Dispora, Sempaja
Ia juga menegaskan pentingnya mematuhi prosedur pemusnahan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Arsip yang tidak lagi aktif atau berfungsi akan diserahkan kepada Dinas Kearsipan untuk dimusnahkan dengan metode yang sesuai, seperti pencacahan atau peleburan.
Semakin banyaknya kegiatan di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD), lanjutnya, turut meningkatkan volume arsip yang harus dikelola. Tanpa pemusnahan, kebutuhan ruang penyimpanan akan terus bertambah, yang memerlukan pengelolaan khusus dari segi sumber daya manusia dan fasilitas penyimpanan.
“Dengan pemusnahan arsip, kami dapat mengurangi beban ruang penyimpanan yang ada, sehingga arsip baru dapat ditata dengan lebih efektif sesuai standar administrasi,” jelasnya.
Kegiatan ini juga menjadi bagian dari koordinasi antara Dispora dan Dinas Kearsipan untuk memastikan dokumen yang memiliki nilai sejarah atau statis tetap dilestarikan oleh lembaga terkait.
Sri Wartini berharap kegiatan ini dapat menjadi awal yang baik untuk menciptakan tata kelola arsip yang lebih tertata di lingkungan Dispora Kaltim.
“Pemusnahan arsip adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen sekaligus memberikan ruang bagi dokumen baru,” pungkasnya.
Dengan dukungan seluruh pihak yang terlibat, Dispora Kaltim optimis dapat meningkatkan efektivitas manajemen arsip dan mendukung kelancaran administrasi organisasi.
